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L'organisation d'un événement hybride demande des points d'attention spécifiques par rapport à un webinaire ou un événement en présentiel. Voici quelques points clé à prendre en compte lors de sa planification :
Maîtriser la logistique
Où retrouvez-vous vos participants ?
Vous devez à la fois disposer d'un lieu physique pour réunir vos invités sur place et d'une plateforme fiable pour accueillir vos participants en ligne.
Sur place, la salle sélectionnée doit disposer de matériel audiovisuel pour offrir une expérience mémorable ainsi qu'une bonne connexion internet pour garantir une captation vidéo de qualité.
Pour la partie en ligne, veillez à sélectionner la plateforme conviviale et compatible à vos activités.
Sont-ils tous sur le même fuseau horaire ?
Si vos participants sont situés sur différents fuseaux horaires, vous devez gérer la coordination des horaires pour garantir le confort de l'ensemble de vos participants. (Ce serait dommage qu'un invité doive se connecter à 3h du matin 🙃)
Assurer la technique
Votre matériel audiovisuel doit être compatible pour un événement en présentiel, mais également pour diffuser en direct auprès de vos participants en ligne.
La technologie joue un rôle crucial dans la réussite d'un événement hybride. Sélectionnez une plateforme de diffusion en direct fiable et conviviale qui permettra à vos participants en ligne de participer aussi activement que vos participants sur place. Assurez-vous que la plateforme offre des fonctionnalités telles que le chat en direct, les sondages interactifs et la possibilité de poser des questions aux intervenants.
Offrir une expérience de qualité
Organiser un événement hybride, demande de veiller deux fois plus à la qualité de l'expérience de vos participants.
En ligne, assurez-vous que les participants ont bien accès à toutes les présentations, aux activités et peuvent interagir avec les intervenants en présentiel.
Ne faites pas de différence entre vos participants, réunissez-les en prévoyant des interactions accessibles à tous. Créez des espaces de discussion, des sessions de questions-réponses et des activités de groupe pour favoriser l'engagement.
Assurer une communication claire
La communication est essentielle pour un événement hybride réussi. Informez les participants des détails logistiques, des horaires, des instructions de connexion en ligne et des mesures de sécurité sur place.
Gérer les questions et les interactions
Dans un événement hybride, vous devez gérer les questions et les interactions à la fois en ligne et sur place.
Prévoyez un facilitateur pour animer la partie en ligne et modérer le chat, ainsi qu'un animateur sur place pour faciliter et dynamiser les échanges en présentiel. Assurez-vous que toutes les questions et les contributions sont prises en compte, quel que soit le canal utilisé.
Évaluer le succès
Après l'événement, évaluez à la fois l'engagement en ligne et sur place. Collectez les retours des participants, analysez les statistiques de participation et mesurez l'impact de l'événement. Utilisez ces informations pour améliorer vos futurs événements hybrides et ajuster votre approche en fonction des retours d'expérience.
L'organisation d'un événement hybride nécessite une planification plus détaillée et une coordination attentive entre les participants en ligne et sur place. Il est essentiel de créer une expérience cohérente et engageante pour tous les participants, en veillant à une communication claire, à la gestion des questions et des interactions, ainsi qu'à l'évaluation et au suivi de l'événement. Les événements hybrides ouvrent de nouvelles opportunités passionnantes, permettant de repousser les limites de la connectivité et de l'engagement, et de créer des expériences uniques à vos participants.
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